Što je to u novoj godini koja nas sve ispunjava željom za čišćenjem? Odjeća, stare igračke - to je laka stvar. (Ako se nježno koristi, donirajte, molim !) Ali kako se nositi s hrpama financijske papirologije? Koliko dugo trebate čuvati svoje porezne prijave? Što je sa starim čekovnim knjižicama i platnim papirima? Tapkali smo New York Times autor bestselera i savjetnik za organizaciju i produktivnost Julie Morgenstern da nam jednom zauvijek da odgovor.
1. Porezne prijave: 3 godine
Prije je bila preporuka sedam godina, no Morgenstern drži da su tri godine dovoljne. To znači tekuću godinu, plus tri godine unatrag, ali svatko bi trebao provjeriti kod svog računovođe da vidi postoji li razlog da se porezna dokumentacija zadrži dulje od tri godine, objašnjava ona. Neki primjeri izvanrednih: Možda ste prošli kroz razvod. Ili ste možda kupili kuću za godinu dana koja je malo izvan trogodišnje margine. Pitajte svog računovođu, ali ako se dogodio značajan događaj na koji biste se možda trebali osvrnuti, možda bi ga bilo vrijedno zadržati, dodaje Morgenstern.
Profesionalni savjet kako se organizirati: Morgenstern predlaže postavljanje jedne mape za svaku godinu i ispis kopije svojih poreza (pod pretpostavkom da ste podnijeli elektronički) kako biste ih smjestili na to mjesto. Ove mape sadrže vašu poreznu prijavu, ali i rezervnu kopiju za sve odbitke koje ste možda zatražili, kaže ona. Zatim, na početku nove godine, pokrenite novu mapu u koju ćete smjestiti svu poreznu dokumentaciju za godinu koja traje.
2. Registri čekovnih knjižica: do 10 godina
Ako još uvijek pišete čekove ili imate registre iz porezno relevantnih godina, čuvajte te štence otprilike jedno desetljeće. Registar čekovne knjižice gotovo je poput dnevnika, objašnjava Morgenstern. Ne samo da su priča godine, već ako ih redovito koristite, to je referenca za skupe kupnje ili usluge za koje niste čuvali račune. (Osim toga, ovo su zapisi koji ne postoje digitalno, što znači da ih trebate čuvati dulje.)
Profesionalni savjet kako se organizirati: Ubacite relevantne registre čekovne knjižice u odgovarajuću mapu poreznih prijava. (Sve dalje možete sakriti zajedno.)
3. Mjesečni računi: bacanje
Vaš račun za struju. Izjava za vaš mobitel. Prema Morgensternu, sasvim je u redu usitniti se po dolasku. Sve ove vrste računa su online, a posljedice [ako trebate navesti jedan] su relativno male, kaže ona. Možete jednostavno otići na internet i saznati što ste platili prošli mjesec—ili što ste platili prije godinu dana.
Profesionalni savjet kako se organizirati: Razmislite o prednostima rješavanja i usitnjavanja ovih stvari - to samo ostavlja prostor za ono čemu stvarno trebate redovito pristupati, kaže Morgenstern.
4. Plaćanje: ovisi
Budući da većina tvrtki digitalizira dokumente, jedini put kada ćete možda trebati pristupiti tiskanoj kopiji je ako napustite svoju poziciju. Ako se to čini vjerojatnim, ispišite ih ili spremite kao datoteke. Prije svega, postoji velika mogućnost da ćete ih u nekom trenutku morati referencirati za poreze, kaže Morgenstern. Ali tu je i priča. Recimo, imate više poslova ili često mijenjate posao. Ili možda radite za poslodavca, napravite pauzu i zatim se vratite k njima. Ovo je vaš jedini zapis pojedinosti poput satnice ili cijene projekta. Držite se svega za koje mislite da biste željeli referencirati pet godina.
Profesionalni savjet kako se organizirati: Morgenstern je obožavatelj njihovog pretvaranja u PDF-ove i čuvanja u mapi na radnoj površini.
5. Izvodi o kreditnoj kartici: bacanje
Nema potrebe da se pridržavate ovih – zapravo, način je bez papira – budući da je sve tako lako dostupno na internetu, kaže Morgenstern.
Profesionalni savjet kako se organizirati: Obavezno držite zasebnu karticu za osobne troškove i jednu za posao, kako ne biste imali ogromnu količinu problema s porezima ili troškovima, dodaje ona.
6. Svi ugovori: zauvijek
Financijska papirologija koja se odnosi na velike trenutke u vašem životu trebala bi ostati u fascikli zauvijek, kaže Morgenstern. Neki primjeri: prodajni račun za kuću, vaša polica životnog osiguranja, papiri za početnu kupnju vašeg automobila. Ispišite ih i držite ih pri ruci.
Profesionalni savjet kako se organizirati: Sve o tom ormariću za datoteke (ili pretincu za sve što je iznimno osjetljivo ili teško zamijeniti).
7. Računi za online kupnje: ovisi
Prema Morgensternu, trebali biste čuvati digitalni zapis najmanje onoliko dugo koliko je potrebno da vaš artikl stigne. Naravno, ovisno o veličini kupnje ili roku povrata, možda ćete željeti produljiti to ograničenje.
Profesionalni savjet kako se organizirati: Svaki put kada napravite narudžbu, dobivate potvrdu e-poštom, stoga je moj savjet da u pristigloj pošti postavite mapu u kojoj piše 'porudžbine su poslane' i onu s 'narudžbe primljene'. Kada nešto stigne, premjestite je iz jedne mape u drugu kako biste to označili i pratili.
POVEZANO: 12 najbolje ocijenjenih organizacijskih proizvoda koji će uništiti vaš dom...i život
